Апостиль

Апостиль та легалізація – близькі поняття. Апостиль – це спрощена форма легалізації, яка, до того ж, потребує значно менше часу.

Ще раз акцентуємо, що легалізація (або апостиль, якщо потрібна вам країна підписала Гаазьку конвенцію) проставляється лише на офіційні документи. Суть процедури легалізації та апостилю в тому, щоб підтвердити справжність підписів посадових осіб, які підписали або засвідчили документ, а також справжність печаток і штампів на документі. Після того як легалізація або апостиль проставлені на документ, він має право на існування в міжнародному документообігу.

Апостиль проставляється у відповідних міністерствах, минаючи консульства.

Де проставити апостиль?

Якщо ваш документ видано в Україні, то для використання за кордоном на нього потрібно проставити апостиль або в Міністерстві юстиції України, або в Міністерстві закордонних справ, або в Міністерстві освіти і науки України. Якщо документ видано за кордоном, то апостиль повинен бути проставлений безпосередньо в країні видачі. Для використання в іншій країні, наприклад в Україні, апостильований документ необхідно перекласти й нотаріально засвідчити.

Зазвичай іноземні документи, підготовлені для використання в Україні, проходять апостилювання в Києві, але існують і винятки. Враховуйте, що апостилі на документи про освіту проставляються виключно через міністерство в Києві, та сама історія і з більшістю документів, що підлягають апостилюванню через МЗС. А ось документи, які апостилює Міністерство юстиції, можна запитати не лише в Києві, а й отримати на місці у себе в місті, звернувшись до РАГСу або до нотаріуса. Наразі нотаріуси також отримали право проставляти апостилі.

Терміни та вартість проставлення апостилю

«Апостиль київ терміново» – один із найпопулярніших запитів у Google на цю тему. Проте українські міністерства не можуть похвалитися швидкістю реактивних літаків. Так, у Міністерстві юстиції апостиль проставляється від 2 до 10 робочих днів, а якщо документ є складним або нестандартним, то апостилювання документа може затягнутися й до 30 днів.

У Міністерстві закордонних справ у терміновому порядку апостилювання в Києві відбувається за 2-6 робочих днів, а у звичайному режимі – за 10 робочих днів.

У Міністерстві освіти є навіть 4 варіанти: апостиль за 2 робочі дні, 10 робочих днів, 20 та 30 робочих днів. На практиці під час пандемії терміни подовжуються, оскільки працівники міністерств теж хворіють і ходять у відпустку.

Зрозуміло, що і в МЗС, і в Міносвіти вартість оформлення апостилю в терміновому та нетерміновому порядку відрізняється. Ціна апостилю в Києві в середньому становить від 400 до 1500 грн за документ, залежно від терміновості документа й міністерства, що проставляє.

Навіщо потрібне бюро перекладів для апостилю в Києві?

Великою мірою людина, яка має у своєму розпорядженні час, будь вона приватна особа або представник компанії, може самостійно пройти процедуру апостилювання в Києві або іншому місті. Основною складністю в Україні є вибір вірного способу подачі до кожного з органів – десь вузьке часове «вікно» прийому, десь треба дуже уважно заповнювати заявку, а то не приймуть, десь немає особистого подання, за деякими типами документів можна і в РАГС звернутися, але вони іноді зачиняються на карантин; а також терміни проставлення, що стали надто мінливими під час карантину та пандемії. У «Таск Форс» виділена команда менеджерів та 2 кур’єри займаються виключно питаннями проставлення апостилю в Києві, тому ми можемо чергувати біля міністерств у разі потреби, довозити потрібні документи, отримувати їх і доставляти замовнику.

Електронний апостиль – ми можемо завантажити його самостійно?

Ще ні. В Україні електронний апостиль поки що недоступний у тому вигляді, в якому він існує в Європі – зайшов на сайт і сам собі все вивантажив. Станом на початок 2022 року міністерства України проводять процедури підготовки до того, щоб електронний апостиль став доступним у майбутньому. Однак зараз це лише обмін сканованими документами між підрозділами міністерств.

Що таке подвійний апостиль?

Деякі країни, що підписали Гаазьку конвенцію, вимагають проставлення на документах подвійного апостилю. Перший апостиль засвідчує справжність українського документа, а другий підтверджує те, що документ був засвідчений чинним і вповноваженим нотаріусом (тобто другий апостиль – це апостиль, проставлений на нотаріально засвідчений переклад). 

Апостиль на нотаріально засвідчений переклад і на нотаріальній копії

Отже, як зазначено вище, апостиль на нотаріально засвідченому перекладі може існувати лише в рамках подвійного апостилювання. Одразу апостиль на ПЕРЕКЛАД не ставиться, буде відмова. Подвійне апостилювання зазвичай займає вдвічі більше часу, ніж просто проставлення апостилю, тому хороша новина: дедалі рідше країни вимагають другий апостиль. Ура!

А ось на нотаріальну копію документа апостиль проставити можна – але тільки на 3 види документів: 1) внутрішній або закордонний паспорт; 2) свідоцтво про народження, видане до 1991 року на території іншої країни, що входила до складу СРСР; 3) рішення суду (копію якого видає сам суд).

На які документи можна проставити апостиль?

Нижче перелік документів, на які ставиться апостиль:

• свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів громадянського стану (наприклад, свідоцтва про шлюб, розлучення, народження, смерть тощо);
• документи, оформлені нотаріусами;
• судові рішення з мокрими печатками та підписом судді;
• довідки (наприклад, про несудимість або освіту);
• реєстраційні документи компаній та організацій (наприклад, статут, оформлений нотаріально);
• дипломи про освіту й додатки до них;
• сертифікати про присвоєння вчених звань;
• атестати, різні довідки з навчальних закладів;
• навчальні плани.

А на документи, наведені нижче, апостиль не ставиться:

• військові квитки;
• трудові книжки;
• дозволи на носіння зброї;
• свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів (технічні паспорти);
• нормативно-правові акти;
• роз’яснення та юридичні висновки щодо їх застосування;
• документи, що мають характер листування;
• банківські виписки та рахунки;
• адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Команда «Таск Форс» буде рада допомогти вашій компанії з проставленням апостилів в українських міністерствах, а також із проведенням консульської легалізації.