Невпинна глобалізація стирає кордони, створюючи все тісніші офіційні, ділові, торгові, комерційні та особисті зв’язки між країнами, їх урядами, організаціями, бізнесами та громадянами. Але для будь-якої транскордонної активності, від міжнародної угоди до приватної закордонної подорожі, необхідне оформлення великої кількості офіційної документації.
Багато публічно-правових документів, необхідних для тієї чи іншої операції за кордоном, вимагають підтвердження їх автентичності, традиційний метод якого називається легалізацією. Це складний, довгий і недешевий процес, що включає ряд окремих процедур автентифікації державного документа, у який залучені як посадові особи країни, де він був виданий, так і посольства чи консульства тієї країни, в якій планується його використання.
Задля спрощення перевірки автентичності публічно-правових документів для використання за кордоном, багато країн по всьому світу доєдналися до угоди, відомої під назвою «Гаазька конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 5 жовтня 1961 року», або «Конвенція про апостиль». За положеннями договору процес автентифікації зводиться до єдиної формальності, а саме: орган, призначений країною, де було видано державний документ, видає сертифікат автентичності, який називається апостилем.
Практичність і цінність Конвенції про апостиль визначається мільйонами сертифікатів, що видають щорічно по всьому світу. А це значно полегшує документообіг між країнами-учасницями Гаазької конвенції, пояснюючи для чого потрібен апостиль взагалі.
Тож, розгляньмо детальніше що таке апостиль і коли він застосовується, які документи його потребують і в яких країнах, як виглядає апостиль, чи потрібен йому переклад і хто ставить апостиль в Україні.
Що таке апостиль документів?
Апостиль – це спеціальний штамп, що є офіційним підтвердженням справжності підписів і печаток проставлених на ньому, а також статусу і повноваження особи, яка його підписала. Додавання такого сертифіката до публічно-правового документа засвідчує його автентичність і можливість бути визнаним і використаним у будь-якій країні-учасниці Гаазької конвенції.
Зазвичай апостиль видається урядом країни походження документа, хоча іноді може бути виданий іншою державою. Орган чи структура, яка приймає цей документ в іншій країні, повинен визнати печатки й підписи справжніми та дійсними, без вимоги додаткових доказів або підтверджень.
Для чого потрібно апостилювання документів?
Апостиль потрібен для легалізації публічно-правових документів та їх перекладів для надання їм чинності в інших країнах.
Апостилювання документів необхідне за усіх перерахованих нижче обставин:
- країна, в якій був виданий документ, є учасницею Конвенції про апостиль
- законодавство країни, де був виданий документ вважає його офіційним
- країна, в якій планується використання документа, є учасницею Конвенції про апостиль і
- ця країна вимагає проставлення апостиля для визнання його іноземним офіційним документом.
Апостилізація документів може не вимагатися, якщо:
- закони, що діють у країні призначення, скасували або спростили вимогу проставлення апостиля або звільняють документ від будь-яких вимог щодо легалізації
- існує чинний договір чи інша угода щодо скасування чи спрощення цих вимог між країною, яка видала документ, і країною, де він буде використовуватись
Повний список країн, в яких діє (або планується) Конвенція про апостиль, можна знайти на сайті Гаазької конференції в «Таблиці статусу Конвенції про апостиль». В ній перераховані як країни-учасниці, які є членами Гаазької конференції (тобто організації, яка розробила Конвенцію), так і ті, що не є її членами, а просто приєдналися до Конвенції про апостиль. Тобто, країна не обов’язково повинна бути членом Гаазької конференції, щоб приєднатися до цієї Конвенції та користуватися перевагами апостилювання.
Що можна апостилювати?
Апостилюванню підлягають лише офіційні документи – статус, що визначається виключно законодавством країни, в якій документ був виданий.
Зазвичай апостиль проставляється на:
- адміністративних документах (свідоцтва про народження, шлюб і смерть)
- документах, виданих органами судової влади, прокуратури та юстиції
- нотаріальних актах і нотаріальних засвідченнях копій та підписів
- шкільних, університетських та інших дипломах про освіту, виданих державними установами.
Дія Конвенції про апостиль не поширюється на документи, оформлені іноземними дипломатичними або консульськими агенціями, а також адміністративні документи, пов’язані з комерційними або митними операціями.
Як виглядає апостиль?
Додаток до Конвенції про апостиль містить зразок сертифіката, якому апостиль повинен відповідати якомога точніше.
Зокрема, цей штамп повинен містити:
- Заголовок «Апостиль»
- Коротку версію французької назви Конвенції «Convention de La Haye du 5 octobre 1961»
- Рамку з 10 пронумерованими стандартними пунктами.
В Україні апостиль – це штамп розміром 10 х 10 см, що виглядає ось так:
Апостиль також може містити додаткову інформацію про офіційний документ, до якого він відноситься, нагадування про те, що він засвідчує лише походження цього документа, вебадресу реєстру, де можна перевірити походження апостиля тощо. Однак усе це повинно бути за межами поля з 10 пунктами.
Хто ставить апостиль? Органи уповноважені в Україні
Кожна країна, що приєдналася до Конвенції, повинна призначити Компетентні органи, які мають право проставляти апостиль документів. Їх повний перелік можна знайти у відповідному розділі на сайті Гаазької конференції. У деяких країнах таких Компетентних органів більше одного або для забезпечення різних регіонів країни відповідними повноваженнями, або тому, що різні урядові структури відповідають за різні види державних документів.
В Україні постановою Кабінету Міністрів від 2003 року уповноваженими органами є:
- Міністерство освіти і науки України (МОН)
- Міністерство юстиції України (Мін’юст)
- Міністерство внутрішніх справ України (МВС)
Згідно з положенням самої Конвенції про уповноважені органи влади, право на проставляння апостиля також мають:
- Міністерство закордонних справ України (МЗС)
- Державна міграційна служба України (ДМС)
- Державна податкова служба України (ДПС)
Кожна з цих структур уповноважена проставляти штамп Апостиль на документах, виданих нею ж або її підрозділами на всій території України.
Коли потрібен переклад апостиля?
Якщо апостильований документ потрібно пред’явити у третій країні для будь-якої процедури, можливо знадобиться переклад цього документа, включно з уже проставленим на ньому апостилем. Найчастіше це може вимагатися при працевлаштуванні, проживанні чи отриманні освіти в іншій країні, участі в тендерах чи співпраці із закордонними партнерами.Іноді може знадобитися подвійний апостиль – затвердження уже перекладеного проставленого штампа. Загалом наявність перекладів, завірення і порядку цих процесів залежать від кожної країни чи навіть конкретної установи, де документи будуть використовуватись. Тому, замовляючи послугу апостилювання чи перекладу документів, заздалегідь перевірте вимоги структури, до якої ви будете їх подавати.