Глобализация неустанно стирает границы, создавая все более тесные официальные, деловые, торговые, коммерческие и личные связи между странами, их правительствами, организациями, бизнесами и гражданами. Но для любой трансграничной активности, от международной сделки до частной заграничной поездки, необходимо оформление большого количества официальной документации.
Многие публично-правовые документы, необходимые для той или иной операции за рубежом, требуют подтверждения их подлинности, традиционный метод которого называется легализацией. Это сложный, долгий и недешевый процесс, включающий ряд отдельных процедур аутентификации государственного документа. В него вовлечены должностные лица страны, где он был выдан, и посольства или консульства той страны, в которой планируется его использование.
Для упрощения проверки подлинности публично-правовых документов для использования за рубежом, многие страны по всему миру присоединились к соглашению, известному как «Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года». Согласно договору процесс аутентификации сводится к единой формальности: орган, назначенный страной, где был выдан государственный документ, выдает сертификат подлинности, который называется апостилем.
Практичность и ценность Конвенции об апостиле определяется миллионами сертификатов, выдаваемых ежегодно по всему миру. А это значительно облегчает документооборот между странами-участницами Гаагской конвенции, объясняя для чего нужен апостиль вообще.
Рассмотрим подробнее, что такое апостиль и когда он применяется, какие документы в нем нуждаются и в каких странах, как выглядит апостиль, нужен ли ему перевод и кто ставит апостиль в Украине.
Что такое апостиль документов?
Апостиль — это специальный штамп, являющийся официальным подтверждением подлинности подписей и печатей проставленных на нем, а также статуса и полномочия лица, которое его подписало. Добавление такого сертификата к публично-правовому документу удостоверяет его подлинность и возможность быть признанным и использованным в любой стране-участнице Гаагской конвенции.
Обычно апостиль выдается правительством страны происхождения документа, хотя иногда может быть выдан другим государством. Орган или структура, которая принимает этот документ в другой стране, должен признать печати и подписи подлинными и действительными, без требования дополнительных доказательств или подтверждений.
Для чего нужно апостилирование документов?
Апостиль нужен для легализации публично-правовых документов и их переводов для придания им силы в других странах.
Апостилирование документов необходимо при всех перечисленных ниже обстоятельствах:
- страна, в которой был выдан документ, является участницей Конвенции об апостиле
- законодательство этой страны считает его официальным
- страна, в которой планируется использование документа, является участницей Конвенции об апостиле и
- эта страна требует проставления апостиля для признания его иностранным официальным документом.
Апостилизация документов может не требоваться, если:
- законы, действующие в стране назначения, отменили или упростили требование проставления апостиля или освобождают документ от любых требований по легализации
- существует действующий договор или другое соглашение об отмене или упрощении этих требований между страной, выдавшей документ, и страной, где он будет использоваться
Полный список стран, в которых действует (или планируется) Конвенция об апостиле, можно найти на сайте Гаагской конференции в «Таблице статуса Конвенции об апостиле«. В ней перечислены как страны-участницы, которые являются членами Гаагской конференции (то есть организации, разработавшей Конвенцию), так и те, которые не являются ее членами. То есть, страна необязательно должна быть членом Гаагской конференции, чтобы присоединиться к этой Конвенции.
Что можно апостилировать?
Апостилированию подлежат только официальные документы — статус, определяемый исключительно законодательством страны, в которой документ был выдан.
Обычно апостиль проставляется на:
- административных документах (свидетельства о рождении, браке и смерти)
- документах, выданных органами судебной власти, прокуратуры и юстиции
- нотариальных актах и заверениях копий и подписей
- сертификатах об образовании, выданных государственными учреждениями.
Действие Конвенции об апостиле не распространяется на документы, оформленные иностранными дипломатическими или консульскими агентствами, а также административные документы, связанные с коммерческими или таможенными операциями.
Как выглядит апостиль?
Приложение к Конвенции об апостиле содержит образец сертификата, которому апостиль должен соответствовать как можно точнее.
В частности, этот штамп должен содержать:
- Заголовок «Апостиль»
- Короткую версию французского названия Конвенции «Convention de La Haye du 5 octobre 1961»
- Рамку с 10 пронумерованными стандартными пунктами.
В Украине апостиль — это штамп размером 10 х 10 см, который выглядит вот так:
Апостиль также может содержать дополнительную информацию об официальном документе, к которому он относится, напоминание, что он удостоверяет только происхождение этого документа, вебадресс реестра, где можно проверить происхождение апостиля и т.д. Однако все это должно быть за пределами поля с 10 пунктами.
Кто ставит апостиль? Органы уполномоченные в Украине
Каждая страна, присоединившаяся к Конвенции, должна назначить Компетентные органы, которые имеют право проставлять апостиль документов. Их полный перечень можно найти в соответствующем разделе на сайте Гаагской конференции. В некоторых странах таких Компетентных органов больше одного либо для обеспечения разных регионов страны соответствующими полномочиями, либо потому, что разные правительственные структуры отвечают за разные виды государственных документов.
В Украине постановлением Кабинета Министров от 2003 года уполномоченными органами являются:
- Министерство образования и науки Украины (МОН)
- Министерство юстиции Украины (Минюст)
- Министерство внутренних дел Украины (МВД)
Согласно положению самой Конвенции об уполномоченных органах власти, право на проставление апостиля также имеют:
- Министерство иностранных дел Украины (МИД)
- Государственная миграционная служба Украины (ГМС)
- Государственная налоговая служба Украины (ГНС)
Каждая из этих структур уполномочена проставлять штамп Апостиль на документах, выданных ею же или ее подразделениями на всей территории Украины.
Когда нужен перевод апостиля?
Если апостилированный документ нужно предъявить в третьей стране для какой-либо процедуры, возможно понадобится перевод этого документа, включая уже проставленный на нем апостиль. Чаще всего это может потребоваться при трудоустройстве, проживании или получении образования в другой стране, участии в тендерах или сотрудничестве с зарубежными партнерами.
Иногда может понадобиться двойной апостиль – подтверждение уже переведенного проставленного штампа. Профессионалы в бюро переводов Task Force с готовностью помогут с переводом важных документов и сопутствующими услугами.Однако наличие переводов, заверения и порядка этих процессов зависят от каждой страны или даже конкретного учреждения, где документы будут использоваться. Поэтому, заказывая услугу апостилирования или перевода документов, заранее проверьте требования структуры, в которую вы будете их подавать.