Будь-яка транскордонна активність особистого, ділового чи комерційного характеру вимагає певних формальностей, пов’язаних з документацією. Проте, кожна юрисдикція має свої чіткі вимоги щодо стандартів і норм документообігу. Тобто публічно-правові документи, видані офіційними органами влади певної країни, можуть мати юридичну силу для повноцінного використання в іншій державі лише за умови їх належної легалізації.
Легалізація документів в Україні може передбачати дві можливі процедури:
- Проставлення апостиля;
- Консульську легалізацію.
Спрощена процедура апостилювання доступна лише між державами-учасницями Гаазької конвенції 1961 року. В іншому ж випадку необхідна консульська легалізація.
У цій статті розглянемо детальніше складну процедуру консульської легалізації, яку необхідно пройти офіційним документам, виданим в Україні, для подання їх в країнах, які не підписували Гаазьку конвенцію про апостиль.
Що таке консульська легалізація?
Легалізація публічно-правових документів передбачає перевірку їх автентичності та відповідності чинному законодавству держави, в якій планується їх подання. Тобто вона забезпечує придатність офіційних документів для використання в іншій країні. Легалізація засвідчує, що:
- Документ був виданий компетентним офіційним органом;
- Підписи, печатки та/або штампи на ньому є справжніми;
- Формат документа є правильно оформленим.
Консульська легалізація необхідна для документів, які планується використовувати на території держави, яка не є членом Гаазької конвенції. Відповідаючи на питання, що таке консульська легалізація, можна сказати, що це процедура консульської практики, яка забезпечує перевірку та засвідчує автентичність офіційних документів, а також підписів і печаток/штампів, проставлених на них.
Складність у тому, що консульська легалізація офіційних документів вимагає звернення до кількох офіційних органів для засвідчення на різних рівнях. Останнім етапом завжди є дипломатичне представництво країни призначення, яке здійснює перевірку та засвідчення документів щодо їх належної юридичної сили та можливості бути визнаними відповідними органами на її території.
Однак, слід зазначити, що консул не може підтверджувати правильність змісту документа, а також не несе відповідальності за його автентичність і законність. За це має відповідати установа, яка його видала, а перевіряти – орган, який запитує документ.
Порядок легалізації документів. Як все відбувається?
Як було зазначено вище, консульська легалізація документів – це складний і довготривалий процес, що проходить у кілька етапів зі зверненням у різні органи. Проте, у кожній країні, та навіть для різних документів, можуть висуватись специфічні вимоги щодо порядку та особливостей виконання цієї процедури. Загалом, вона може передбачати наступні кроки:
- Нотаріальне засвідчення копії необхідного документа;
- Переклад документа на мову країни призначення;
- Нотаріальне засвідчення перекладу;
- Засвідчення автентичності документа в Міністерстві юстиції (Мін’юст);
- Засвідчення документа в Міністерстві закордонних справ (МЗС);
- Засвідчення документа в консульстві країни призначення.
В Україні порядок консульської легалізації встановлюється Віденською конвенцією “Про консульські зносини” 1963 року, міжнародними договорами, чинним законодавством України, а також Інструкцією, затвердженою наказом МЗС. Так само чинне законодавство та спеціальні інструкції, прийняті у кожній окремій країні, визначають порядок легалізації документів на їх територіях, включно з вимогами до нотаріального засвідчення, перекладу та органів, до яких необхідно звернутися для кожного конкретного документа. Тому, перш ніж легалізувати документи, варто звернутися у першу чергу до МЗС для уточнення деталей у кожному окремому випадку.
Для яких документів потрібна консульська легалізація?
Консульська легалізація потрібна для підтвердження автентичності офіційних документів державного зразка, які потрібні для еміграції, укладення шлюбу з громадянином/громадянкою іншої держави, навчання чи працевлаштування закордоном, ведення бізнесу в іншій країні тощо. Зазвичай легалізації потребують:
- Оригінали документів про цивільний стан (може знадобитися легалізація свідоцтва про смерть, народження, шлюб, розлучення, зміну імені тощо);
- Оригінали документів про освіту, такі як атестати, дипломи, виписки з залікової відомості та інші свідоцтва про рівень освіти;
- Архівні довідки, видані архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;
- Оригінали юридичних, медичних, фінансових і ділових документів, виданих органами державної влади чи місцевого самоврядування та їх посадовими особами;
- Офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та реєстрації у відповідному міністерстві.
Відповідно до міжнародної практики, існує ряд документів, які не підлягають легалізації. Зокрема:
- Оригінали та копії особистих документів, які містять фотографію;
- Комерційні, митні, дипломатичні та консульські документи;
- Документи, що суперечать законодавству певної країни або ті, які були видані посадовими особами чи органами, що перевищили свої повноваження.
У будь-якому випадку краще уточнювати вимоги до процедури та переліку документів, які вимагають консульської легалізації, в офіційних установах та органах.
Зразки консульської легалізації
Кожний уповноважений орган має свої засоби засвідчення автентичності документів: печатки, штампи, наклейки тощо. Тому зразків консульської легалізації безліч. Ось зразки консульських печаток міністерств в Україні:
Консульська легалізація МЗС України:
Консульська легалізація Мін’юст України:
Консульська легалізація іноземних документів в Україні
Консульська легалізація іноземних документів для використання в Україні має проходити в країні, де вони були видані. Останнім етапом є засвідчення в дипломатичному представництві України на території цієї держави. Однак, українські посольства і консульства закордоном не можуть самостійно здійснювати повну легалізацію документів, виданих органами іноземних держав.
Легалізація іноземних документів в Україні може здійснюватися у відповідному дипломатичному представництві на території нашої країни з подальшим засвідченням в МЗС України. Проте, в нас присутні представництва далеко не всіх країн і не всі вони можуть виконувати легалізаційну функцію на території України.
Якщо легалізація іноземних документів здається надто складним і заплутаним процесом, радимо звернутися в бюро перекладів. Лінгвістична компанія Task Force надає повний супровід замовлення, від перекладу необхідних документів до їх засвідчення в державних установах і дипломатичних представництвах. Наше бюро пропонує вигідні умови, зручні для вас терміни, доступні ціни, а також гарантію повної конфіденційності.