Любая трансграничная активность требует определенных формальностей, связанных с документацией. Однако каждая юрисдикция имеет свои четкие требования к стандартам и нормам документооборота. То есть публично-правовые документы, выданные официальными органами власти определенной страны, могут иметь юридическую силу для полноценного использования в другом государстве только при условии их надлежащей легализации.
Легализация документов в Украине может предусматривать две возможные процедуры:
- Проставление апостиля;
- Консульскую легализацию.
Упрощенная процедура апостилирования доступна только между государствами-участниками Гаагской конвенции 1961 года. В противном случае необходима консульская легализация.
Рассмотрим подробнее сложную процедуру консульской легализации, необходимой для официальных документов, выданных в Украине, для представления их в странах, которые не подписывали Гаагскую конвенцию об апостиле.
Что такое консульская легализация?
Легализация официальных документов предусматривает проверку их подлинности и соответствия действующему законодательству государства, в котором планируется их предоставление. То есть она обеспечивает их пригодность для использования в другой стране. Легализация удостоверяет, что:
- Документ был выдан компетентным официальным органом;
- Подписи, печати и/или штампы на нем являются подлинными;
- Документа оформлен в правильном формате.
Консульская легализация необходима для документов, которые планируется использовать на территории государства, не являющегося членом Гаагской конвенции. Отвечая на вопрос, что такое консульская легализация, можно сказать, что это процедура консульской практики, которая обеспечивает проверку и удостоверяет подлинность официальных документов, а также подписей и печатей/штампов, проставленных на них.
Сложность в том, что консульская легализация требует обращения в несколько официальных органов для заверения. Последним этапом всегда является дипломатическое представительство страны назначения, которое осуществляет проверку и заверение документов относительно их надлежащей юридической силы и возможности быть признанными соответствующими органами на ее территории.
Следует отметить, что консул не может подтверждать правильность содержания документа, а также не несет ответственности за его подлинность и законность. За это должно отвечать учреждение, которое его выдало, а проверять – орган, запрашивающий документ.
Порядок легализации документов
Как было отмечено выше, консульская легализация документов – это сложный и длительный процесс, который проходит в несколько этапов с обращением в различные органы. Однако в каждой стране, и даже для разных документов, могут выдвигаться специфические требования относительно порядка и особенностей выполнения этой процедуры. В общем, она может предусматривать следующие шаги:
- Нотариальное заверение копии необходимого документа;
- Перевод документа на язык страны назначения;
- Нотариальное заверение перевода;
- Заверение подлинности документа в Министерстве юстиции (Минюст);
- Заверение документа в Министерстве иностранных дел (МИД);
- Заверение документа в консульстве страны назначения.
В Украине порядок консульской легализации устанавливается Венской конвенцией «О консульских сношениях» 1963 года, международными договорами, действующим законодательством Украины, а также Инструкцией, утвержденной приказом МИД. Так же действующее законодательство и специальные инструкции, принятые в каждой отдельной стране, определяют порядок легализации документов на их территориях, включая требования к нотариальному заверению, переводу и органам, в которые необходимо обратиться для каждого конкретного документа. Поэтому, прежде чем легализовать документы, стоит обратиться в первую очередь в МИД для уточнения деталей в каждом отдельном случае.
Для каких документов нужна консульская легализация?
Консульская легализация нужна для подтверждения подлинности официальных документов государственного образца, которые нужны для эмиграции, заключения брака с гражданином/гражданкой другого государства, обучения или трудоустройства за рубежом, ведения бизнеса в другой стране и тому подобное. Обычно в легализации нуждаются:
- Оригиналы документов о гражданском состоянии (свидетельство о рождении, браке, разводе, смерти, смене имени и т.д.);
- Оригиналы документов об образовании, такие как аттестаты, дипломы и другие свидетельства об уровне образования;
- Архивные справки, выданные архивными подразделениями Государственного комитета архивов Украины и ведомственными архивами;
- Оригиналы юридических, медицинских, финансовых и деловых документов, выданных органами государственной власти или местного самоуправления и их должностными лицами;
- Официальные документы после нотариального заверения их копий и регистрации в соответствующем министерстве.
Согласно международной практике, существует ряд документов, которые не подлежат легализации. В частности:
- Оригиналы и копии личных документов, которые содержат фотографию;
- Коммерческие, таможенные, дипломатические и консульские документы;
- Документы, противоречащие законодательству определенной страны или те, которые были выданы должностными лицами или органами, превысившими свои полномочия.
В любом случае лучше уточнять требования к процедуре и перечню документов, которые требуют консульской легализации, в официальных учреждениях и органах.
Образцы консульской легализации
Каждый уполномоченный орган имеет свои средства удостоверения подлинности документов: печати, штампы, наклейки и пр. Поэтому образцов консульской легализации множество. Вот образцы консульских печатей министерств в Украине:
Печать МИД:
Печать Минюст:
Консульская легализация иностранных документов в Украине
Консульская легализация иностранных документов для использования в Украине должна проходить в стране, где они были выданы. Последним этапом является заверение в дипломатическом представительстве Украины на территории этого государства. Однако украинские посольства и консульства за рубежом не могут самостоятельно осуществлять полную легализацию документов, выданных органами иностранных государств.
Легализация иностранных документов в Украине может осуществляться в соответствующем дипломатическом представительстве на территории нашей страны с последующим заверением в МИД Украины. Однако у нас присутствуют представительства далеко не всех стран и не все они могут выполнять функцию легализации на территории Украины.
Если легализация иностранных документов кажется слишком сложным и запутанным процессом, советуем обратиться в бюро переводов. Лингвистическая компания Task Force предоставляет полное сопровождение заказа, от перевода необходимых документов до их заверения в государственных учреждениях и дипломатических представительствах. Мы предлагаем выгодные условия, удобные для вас сроки, доступные цены, а также гарантию полной конфиденциальности.