Прежде чем делиться рабочими таблицами, нелишне убедиться, что они не содержат орфографических ошибок, чтобы избежать неловких ситуаций, презентуя неграмотно составленные документы, тем самым демонстрируя профессионализм. Но, как это сделать в MS Excel? Ведь он не является текстовым редактором.
Действительно, Microsoft Excel прежде всего известен своими возможностями числового анализа. Тем не менее он также уделяет внимание точности текста и имеет в своем арсенале несколько функций для работы с ним, среди которых и проверка орфографии. Однако это не совсем та проверка, к которой все давно привыкли в Microsoft Word.
В отличие от Word или PowerPoint, проверка орфографии в Excel не такая мощная и не предлагает расширенных возможностей. Например, этот инструмент не проверяет грамматику текста автоматически и не подчеркивает неправильную орфографию или пунктуацию при вводе текста, вместо этого требуя вмешательства пользователя.
Но все же, в состав Excel таки входят определенные инструменты, с помощью которых возможно исправление ошибок в тексте, чтобы обеспечить его грамотность. Поэтому давайте разбираться, как их использовать.
Проверка орфографии в Excel. Как это работает?
Какой бы версией Excel вы ни пользовались, существует 2 способа проверки орфографии текста: кнопка на командной строке на вкладке Рецензирование и клавиша F7 на клавиатуре.
- Выберите ячейку, с которой вы хотите начать проверку и нажмите клавишу F7
ИЛИ
- Выберите вкладку Рецензирование
- Нажмите кнопку Орфография
Программа выполнит проверку орфографии на активном листе и предложит варианты правильного написания в диалоговом окне Орфография, которое появится после нажатия нужной кнопки, и выделит соответствующую ячейку.
- Чтобы исправить ошибку, выберите нужный вариант в разделе предложений и нажмите кнопку Заменить.
Слово с ошибкой будет заменено и появятся варианты для следующей ошибки.
- После проверки всего листа, появится соответствующее сообщение. Нажмите кнопку OK, чтобы завершить процесс проверки орфографии.
Еще несколько советов
В зависимости от того, что вы хотите сделать с той или иной ошибкой, вы можете выбрать один из вариантов действий в диалоговом окне Орфография:
- Пропустить
- Пропустить все
- Добавить в словарь
- Заменить
- Заменить все
- Отмена
Если среди предложенных нет правильного варианта, но слово таки написано неправильно, его можно исправить вручную.
Также не забывайте установить язык проверки. Для этого:
- Зайдите во вкладку Файл
- Выберите Параметры
- Нажмите Правописание
- Выберите нужный язык из списка Язык словаря
Проверка правописания текста в Excel обрабатывает область в соответствии с вашим выбором:
- Выбрав ячейку A1, вы указываете программе, что необходимо проверить на орфографию весь активный лист, включая текст в верхнем и нижнем колонтитулах, заголовки, комментарии и графику.
- Если выделена другая ячейка, проверка начнется с нее, а дойдя до конца, Excel предложит продолжить проверку с начала листа.
- Чтобы проверить текст на ошибки в нескольких ячейках, выделите только их и запустите проверку соответствующей кнопкой.
- Для проверки правописания лишь в одной конкретной ячейке, щелкните ее дважды и запустите проверку.
- Если выделить только часть текста в конкретной ячейке, программа проверит только эту часть её содержимого.
- Чтобы проверить правильность написания текста всего документа, выделите несколько листов с помощью клавиши CTRL и запустите проверку уже знакомым способом.
Проверка правописания в Excel не всегда правильная. Программа проверки орфографии не проверяет интернет-адреса, адреса файлов, слова в верхнем регистре или те, что содержат цифры, а также отмечает повторяющиеся слова. Иногда она может найти орфографические ошибки там, где их нет (например, в именах или названиях, которых может не быть в словаре). Поэтому рекомендуется проверять каждое предложенное исправление и выбирать соответствующее действие в каждом отдельном случае.