Зазвичай для легалізації документів за кордоном використовують апостиль. Такий спосіб дозволяє підтвердити чинність паперів у країнах-учасницях Гаазької конвенції. Однак апостиль в окремих випадках не має юридичної сили, і тоді легалізувати документ допомагає афідевіт.
Застосування афідевіту
Афідевіт – це документ, який містить підтвердження певних фактів або обставин під присягою. У контексті легалізації він є підтвердженням того, що документ є дійсним і виданий уповноваженим органом.
Документ такого типу необхідно робити в тих випадках, коли:
- Країна призначення не є учасницею Гаазької конвенції. На сайті Міністерства освіти і науки України можна ознайомитись зі списком країн, що визнають апостиль – станом на грудень 2023 року їх налічується 120. У всіх інших країнах для легалізації документів необхідний афідевіт.
- Документ не відповідає вимогам Гаазької конвенції. Тобто не містить усіх необхідних реквізитів: дату видачі, ім’я та посаду особи, яка його видала, а також печатку або штамп уповноваженого органу.
Крім того, такий спосіб легалізації може бути необхідний у наступних випадках:
- коли документ є приватним (наприклад, довіреність, контракт або заява);
- коли документ є офіційним, але не публічним документом (наприклад, рішення суду або постанова уряду).
Порядок легалізації через афідевіт
Вимоги до афідевіту для легалізації встановлені такими нормативно-правовими актами України:
- Закон України “Про нотаріат” від 02.02.1993 № 2298-XII. Він визначає, що афідевіт – це засвідчення нотаріусом особистого волевиявлення особи у письмовій формі під присягою.
- Правила вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5. Вони встановлюють вимоги до змісту, оформлення та засвідчення документу.
Згідно з цими нормативно-правовими актами, афідевіт повинен бути:
- складений у письмовій формі на нотаріальному бланку;
- підписаний особою, яка його складає;
- засвідчений нотаріусом.
Правила складання афідевіту передбачають зазначення у тексті документу таких відомостей:
- ПІБ, місце проживання та громадянство особи, яка складає документ;
- ідентифікаційний номер особи, якщо такий є;
- вказівка на документ, який підлягає легалізації;
- підтвердження того, що документ є дійсним і виданий уповноваженим органом.
До документу можуть бути додані додаткові документи, які підтверджують викладені в ньому факти.
Під час процедури легалізації через афідевіт вам необхідно бути особисто присутніми у нотаріуса. Нотаріус має встановити вашу особу і переконатися, що ви розумієте зміст документу і добровільно його складаєте.
Виконується українською мовою. Якщо документ, який підлягає легалізації, був виданий іноземною мовою, то необхідно додати його переклад українською мовою, засвідчений нотаріусом. За необхідності перекладається на мову країни, в яку подається.
Строк дії не обмежений. Однак, якщо афідевіт був складений більше ніж за 12 місяців до подання його до компетентного органу країни призначення, то цей орган може вимагати від особи, яка складає документ, підтвердження, що вона не змінила своєї думки щодо змісту документу.
Як замовити афідевіт?
Поширеною особливістю легалізації документів є терміновість. У випадках, коли документ потрібен “на вчора”, оптимальним рішенням буде звернутися у бюро перекладів Task Force. Окрема команда досвідчених менеджерів забезпечує законність та дійсність афідевіту у максимально стислі терміни.
На сайті Task Force можна замовити консультацію, щоб дізнатись необхідні списки документів, правила оформлення та юридичні аспекти легалізації через афідевіт.